14-dagen brief

Over de buitengerechtelijke incassokosten is veel te doen sinds de invoering van de wet normering buitengerechtelijke incassokosten en het bijbehorende besluit. Een consument is buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd na de aanmaning met een minimale termijn van veertien dagen. De hoogte van de incassokosten is nu wettelijk vastgesteld. Maar wat zijn de precieze eisen waaraan de zogeheten veertien-dagen brief dient te voldoen? En is een herinnering hetzelfde als een aanmaning? En als een schuldenaar nu een deelbetaling doet, moet hij dan het volledige bedrag aan buitengerechtelijke incassokosten betalen? Wat als de inner (schuldeiser) naast de buitengerechtelijke incassokosten nog administratiekosten vraagt? Nogal wat vragen die voortvloeien uit een wet die beoogd duidelijkheid te scheppen, want foutjes in de 14-dagen brief zijn fataal. Gelukkig hebben we de Hoge Raad nog.

Relevant voor de VvE

In de modelreglementen is opgenomen dat de kosten voor inning van achterstallige bijdragen geheel op de debiteur verhaald kunnen worden. Deze kosten bestaan uit twee componenten: de buitengerechtelijke incassokosten en de kosten die gemaakt worden als de zaak bij de rechter aanhangig gemaakt wordt. Hoewel de reglementen dus stellen dat de eigenaar de volledige buitengerechtelijke incassokosten aan de VvE moet vergoeden wordt door de rechter vaak bepaald, dat ook op deze kosten de wettelijke bepalingen ter zake de normering van de buitengerechtelijke incassokosten van toepassing zijn. Dat brengt met zich mee, dat de VvE er goed aan doet om bij de inning van de bijdragen zoveel als mogelijk te voldoen aan de wettelijke vereisten die aan de veertiendagen brief gesteld worden. Als de VvE dat niet doet, loopt zij het grote risico dat de vordering ter zake buitengerechtelijke incassokosten in zijn geheel wordt afgewezen.

Vereisten

Om als schuldeiser aanspraak te kunnen maken op de buitengerechtelijke incassokosten, zal een brief -een aanmaning- verstuurd moeten worden, waarin de consument-schuldenaar veertien dagen de tijd wordt gegund alsnog te voldoen. Na ommekomst van veertien dagen is de schuldenaar de forfaitaire buitengerechtelijke incassokosten verschuldigd, niet meer, maar ook niet minder (tenzij de schuldeiser minder eist natuurlijk). Om aanspraak te maken op de buitengerechtelijke incassokosten, zijn niet meer handelingen benodigd dan het verzenden van de veertiendagen brief.

Veertien dagen

De termijn van veertien dagen, zo blijkt uit de uitspraak van de Hoge Raad, gaat lopen op de dag nadat de consument-schuldenaar de brief heeft ontvangen. Een formulering als volgt: “veertien dagen na dagtekening van de brief”, “veertien dagen na verzending” of “veertien dagen na poststempel” zijn dus niet voldoende. De consument-schuldenaar heeft recht op de volle 14 dagen termijn. Als de termijn te kort is, door de foutieve formulering, dan voldoet de brief niet aan de vereisten van de wet. Dat heeft tot gevolg dat de buitengerechtelijke incassokosten niet verschuldigd zijn. De gevolgen van een onvoldoende lange termijn, ook al is het maar één dag te kort, zijn fataal: de brief voldoet dan in zijn geheel niet, waardoor de buitengerechtelijke incassokosten niet gevorderd kunnen worden.

Overigens merk ik nog op dat een herinnering niet voldoende is, ook als de termijn wel voldoende ruim is gesteld. De wet schrijft een ‘aanmaning’ voor en dus dient uit de brief te blijken dat er sprake is van een aanmaning. Dat kan bijvoorbeeld door de term ‘aanmaning’ dikgedrukt in het onderwerp van de brief op te nemen.

De HR maakt duidelijk dat de schuldeiser aannemelijk moet maken op welke dag de schuldenaar de brief ontvangen heeft. Dat kan door verwijzing naar de algemene ervaringsregels, waaruit afgeleid mag worden dat PostNL 95% van zijn post bezorgd (of dient te bezorgen) op de dag na verzending (behoudens zaterdag, zondag en maandag). Maar ja, post kan ook wel eens later bezorgd worden of kwijtraken. Het is dan aan de schuldeiser om te stellen en zonodig te bewijzen dat de schuldenaar de brief op tijd heeft ontvangen.

Ambtshalve

De rechter dient de benodigde vereisten ambtshalve te toetsen alvorens een uitspraak te doen omtrent de verschuldigdheid van de buitengerechtelijke incassokosten. Ook in verstekzaken (zaken waarin geen verweer wordt gevoerd) zal dus aannemelijk gemaakt moeten worden -bijvoorbeeld door verwijzing naar de dag van verzending- dat de termijn pas is gaan lopen op de dag volgend op de dag waarop het aannemelijk is dat de brief door de schuldenaar is ontvangen. Overigens kan natuurlijk in de veertiendagen brief een langere termijn gegund worden (bijvoorbeeld drie weken na verzending), zodat door onduidelijke formuleringen de termijn niet te kort is.

Gevolgen niet-betaling

Indien aan de vereisten van de wet is voldaan  -een correcte aanmaning, met daarin een betaaltermijn van minimaal 14 dagen na ontvangst, de aanzegging van de gevolgen van niet-betaling en de juiste vermelding van de hoogte van de incassokosten- dan is de consument-schuldenaar het volledige bedrag aan incassokosten verschuldigd. Als een schuldenaar binnen de termijn van veertien dagen een deelbetaling verricht, dan is het aannemelijk dat de hoogte van de incassokosten wordt aangepast aan de hoogte van de niet-betaalde geldsom.

De hoogte van de incassokosten is als volgt te berekenen:

– 15% over de eerste €2.500,-
– 10% over de volgende € 2.500,-
– 5% over de volgende €5.000,-
– 1% over de daarop volgende som.

Daarbij dient opgemerkt te worden dat het minimum verschuldigde bedrag €40,00 is en het maximum € 6.775,-. Bovendien kan de VvE (die niet BTW-plichtig is) 21% btw berekenen over de buitengerechtelijke incassokosten.

Hulp nodig?

Schuurs Advies is specialist in alle zaken die de VvE aangaan, bij uitstek ook in de advisering omtrent en de inning van de achterstallige bijdragen. Voor hulp bij het inrichten van een incassobeleid en het opstellen van voorbeeldaanmaningen, bent u bij Schuurs Advies aan het juiste adres. Als u dat wilt, kan Schuurs Advies de incassoprocedure ook in zijn geheel voor u voeren.

Voor meer informatie over buitengerechtelijke incassokosten, veertien-dagen-brieven of incassoprocedures neemt u contact op met SchuursAdvies.

Volledige uitspraak: ECLI:NL:HR:2016:2704